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Acheteurs et Juristes, une collaboration clé (1)

Acheteurs et Juristes, une collaboration clé (1)

Dialogue entre Xavier LECLERCQ et Nha Quyen SEGUIN

Xavier Leclercq est un vieux routier des achats et de la formation.

Nha Quyen Seguin est en charge d'une famille d'achats (consultations juridiques externes) dans un groupe bancaire, situation d'autant plus intéressante qu'elle s’appuie pour cela sur… ses juristes internes!

 

X.L. :

Pourquoi nous demande-t-on toujours plus de formations aux aspects juridiques des achats? C'est simple: flux et relations deviennent plus longs (remises en concurrence sur l'enjeu de durées significatives) et plus lourds (diminution du nombre de fournisseurs). Donc plus contractuels.

Cela accompagne aussi la montée en puissance de la fonction Achats: sachant que la matière contractuelle évolue et n'est pas encore banalisée, les patrons espèrent creuser l'écart avec leurs concurrents en armant leurs acheteurs de toutes les techniques du jour dans cette matière.

Mais nous devons toujours insister sur le fait que leurs acheteurs ne seront pas pour autant des juristes autonomes! Et dire qu'après notre passage, ils vont recourir au juriste non pas moins mais plus qu'avant. Et mieux, car ils sauront quelles clauses existent.

Mais…est-bien comme cela que ça se passe sur le terrain? Je n'oublierai jamais ce mot d'un vieux patron d'achats: "Heureusement que mon juriste ne sait pas que je fais des contrats! Les juristes ont peur de la vie, c'est pour ça qu'ils ont choisi le Droit. Ils n'ont que des objections à la bouche, et jamais de proposition: pour eux le danger commence à la signature!".

Impossible non plus d'oublier tel directeur juridique (je les rencontre toujours avant une action de formation) qui tremblait à l'idée qu'on donne aux acheteurs des notions de droit: "Moins ils en savent, mieux ça vaut!"

Nha Quyen :

On dirait que les choses évoluent dans le bon sens, alors! En tout cas, d'après ce que je vois, ça se passe plutôt bien. Le tout, c'est de savoir quels sont les rôles et les avantages apportés par chacun.

L'acheteur est avant tout prestataire de services pour ses clients internes, et il le sait. Le suivi contractuel étant une étape cruciale de ces services, comment pourrait-il élaborer des contrats qui tiennent la route sans l'assistance d'un juriste? Tout comme l'acheteur est prestataire pour ses clients internes, le juriste est prestataire de services pour l'acheteur. Avec l'énorme avantage que l'acheteur est demandeur des services du juriste, ce qui n'est hélas pas toujours le cas de clients internes de l'acheteur, qui, dans certains domaines bien connus, font fréquemment de la rétention pour se passer de lui.

Entre acheteur et juriste d'entreprise, il s'agit d'un besoin bien compris et accepté (acheteur: expression des besoins; juriste: fourniture de clauses ou assistance à la préparation du contrat spécifique si nécessaire). Il arrive même que ce besoin soit réciproque: c'est le cas de l'acheteur de prestations intellectuelles qui s'occupe lui-même des achats des consultations juridiques externes demandées par le juriste d'entreprise! Coïncidence en or, car chacun y trouve naturel de recevoir toute l'aide de l'autre puisque c'est symétrique.

La prestation du juriste à l'acheteur est aussi fondamentale que celle de l'acheteur, à ses clients internes, mais mieux acceptée. Son recours au juriste devient vite un réflexe salutaire, surtout lorsque la qualité du tandem est telle que, au-delà de la rédaction des clauses juridiques appropriées, le juriste s'intéresse au cas concret et devient force de proposition sur le fond. Dans l'arsenal de ses techniques contractuelles, il choisit et offre alors les plus adaptées au cas spécifique. Cela devient passionnant.

X.L.:

C'est bien joli, tout ça! C'est vraiment comme ça que ça se passe?

Nha Quyen :

Mais oui, plus que vous ne pensez! Les compétences de chacun dans une telle relation étant clairement définies et comprises dès le départ, il n'y a et ne peut y avoir aucun chevauchement de pouvoir décisionnel. Loin d'amoindrir ou de restreindre le champ d'action de l'acheteu1; le juriste l'étend considérablement: cet axiome est le fondement de la relation binôme que l'acheteur entretient avec son juriste. De ce besoin clairement accepté de part et d'autre et de cette répartition immédiate des tâches s'ensuit le respect que l'acheteur éprouve vis-à-vis de son juriste.

J'ai remarqué que le fournisseur, lorsque nous le rencontrons ensemble, sent ce respect mutuel au sein de notre équipe, et que cela détermine son propre respect pour nous dans la négociation. Il en va de même lorsque c'est avec mon juriste (alors prestataire pour moi) que je rencontre d'autres clients internes: toute la collaboration est tirée vers le haut par la présence d'un tandem fondé sur le respect et la compétence. Bien des pièges disparaissent d'emblée.

Peut-être la "hauteur de vue intellectuelle" qu'on prête a priori au juriste y est-elle pour quelque chose ? Le fait est que vis-à-vis des clients internes et des fournisseurs, sa présence a valeur de caution, et cela nous permet de nous situer au-delà des particularismes et des intérêts "court-termistes".

X.L.:

En somme vous exploitez l'autorité morale du juriste pour faire passer des choses que l'on vous refuserait autrement? C'est de la manipulation!

Nha Quyen :

Appelez ça comme vous voulez, mais quel est le problème? Si un authentique binôme acheteur-juriste, bien géré, possède de ce fait une exemplarité qui entraîne la collaboration de nos clients internes? Et si le respect de nos fournisseurs nous donne certains avantages en négociation, où est le mal?

La limite du raisonnement, c'est quand la compétence du juriste et la qualité du binôme apparaissent à ce point que le fournisseur comprend que nous sommes en mesure d'imaginer des solutions contractuelles objectivement meilleures pour le développement harmonieux du flux d'affaires. Il tend alors à nous demander conseil. Or nous ne pouvons, ni oublier que ce sont les intérêts de notre propre société que nous défendons, ni abuser de l'autorité de compétence qui nous est ainsi reconnue.

X.L.:

Ni être dupes de ce qui pourrait bien n'être que "jeu de rôle" et flatteries de fournisseurs!

Nha Quyen :

Merci de nous mettre en garde, Monsieur le Professeur, nous essaierons de ne pas être trop naïf.

Mais je crois que c'est préférable à ces confrontations dont vous parliez, où le juriste du client et celui du fournisseur se livrent à des assauts d'érudition obscurs pour le profane, tandis qu'acheteur et vendeur comptent les points ou regardent leur montre. Si notre binôme acheteur-juriste fonctionne mieux, et si notre juriste se trouve de ce fait dans une position supérieure d'arbitre, tant mieux! D'autant que son souci de base reste l'opérabilité du contrat dans le respect des contraintes réglementaires et de la loi.

X.L. :

Bravo. Je citais le cas de ce patron d'achats qui faisait ses contrats en cachette. Mais j'ai aussi connu des directions juridiques qui rejetaient toute intervention des acheteurs dans la relation avec leurs confrères chéris, prestataires extérieurs de consultations. Et (les mêmes) qui dénonçaient l'incompétence des acheteurs sur le plan juridique tout en faisant l'impossible pour les empêcher d'acquérir la moindre compétence. La gué-guerre, quoi, bien de chez nous!

J'en connais encore qui refusent de désigner aux acheteurs un de leurs juristes comme interlocuteur permanent: ils pratiquent le "tourniquet", envoyant un nouveau chaque fois pour éviter que ne se crée le binôme que vous décriviez tout à l'heure et éviter que le juriste, comprenant à la longue le point de vue de l'acheteur, n'en vienne à épouser sa cause.

Il faut que vous ayez des gens de grande qualité, et une sacrée organisation, pour éviter les classiques conflits de souveraineté, entre l'acheteur et ses clients internes, entre l'acheteur et ses juristes.

Nha Quyen :

Bien sûr, rien n'est facile! Le monde juridique peut parfois sembler un club un peu fermé, mais il ne faudrait pas s'arrêter à cette impression. C'est effectivement une question de qualité d'hommes et d'organisation, et puis surtout, il faut aussi se redonner chaque matin la volonté de communiquer.

A propos d'organisation ...Vous avez tout à l'heure parlé du "tourniquet". Aimez-vous que le service juridique spécialise ses collaborateurs par type de sujet et nous désigne chaque fois le spécialiste de la question qui nous amène à les voir? Ou préférez-vous que le service juridique interne nous désigne un collègue "dédié", toujours le même? Qui nous considère toujours comme "son" client, qu'il s'agisse de mettre en place un contrat-cadre ou un engagement ponctuel lourd, qu'il s'agisse de nous renseigner sur le contexte législatif ou d'envisager le règlement d'un litige?

Il me semble qu'une telle équipe dédiée officialise la valeur ajoutée qu'elle apporte aux acheteurs, et contribue ainsi à la montée en puissance de la fonction Achats dans les entreprises où ce n'est pas encore acquis.

En tout cas, pour ma part, je trouve très agréable de connaître mon interlocuteur, de savoir qu'il se sent responsable de ce que nous faisons et qu'il a à cœur de faire évoluer nos affaires. Pour moi, c'est source de progrès et c'est sécurisant (je sais qui joindre au bout du fil en cas de pépin), mais je suis convaincue aussi que c'est objectivement source d'une plus grande sécurité juridique pour l'entreprise.

X.L. :

Comme je vous comprends! Un autre argument, que vous ne citez pas mais qui est essentiel au fonctionnement harmonieux d'une collaboration, c'est le plaisir de l'autre: du Juriste. C'est tout de même plus intéressant pour un juriste d'entreprise de connaître son client interne et de le suivre dans tous ses problèmes, plutôt que de devenir le spécialiste, le "juriste juridisant" consulté tous azimuts sur un seul type de sujet.

Mais attention de ne pas dépasser la limite. Savez-vous qu'il arrive que des directeurs d'achats souhaitent embaucher leur propre juriste, indépendant du directeur juridique du groupe? Pour faire un peu mieux ce qu'ils veulent… Je pense que c'est dangereux pour l'entreprise (il faut un garde-fou indépendant, qui sache dire non), mais dangereux aussi pour le juriste qui risque de perdre l'appartenance à sa corporation: il va apprendre les achats mais perdre contact avec le droit qui, aujourd'hui, évolue très vite dans les disciplines qui précisément intéressent le plus les acheteurs: la propriété intellectuelle et le droit de la concurrence, notamment communautaire. Ca peut même devenir dangereux pour le directeur des achats: la chose juridique devient si centrale que "son" juriste pourrait bien le challenger, et devenir un jour calife à la place du calife...

Sans aller jusque là, il faut veiller à un écueil naturel: le risque de voir votre juriste dédié devenir "électron libre" par rapport à sa direction juridique, et faire "petit couple" avec son client interne dont il connaît trop bien les dossiers et dont il épouse le point de vue, pratique et immédiat, au détriment de la doctrine juridique dont il doit rester le gardien. Qu'il vous accompagne en négociation, c'est bien, mais qu'il perde son intégration à la direction juridique, où son bureau resterait vide, serait moins bien.

Nha Quyen :

Croyez-vous que ce soit un risque, réel? Tenez, par exemple, le fait de rencontrer le plus souvent possible mes clients internes ne remet absolument pas en cause mon appartenance au service Achats. L'important est d'éviter les gué-guerres de citadelles que vous citiez, et de favoriser au maximum la communication entre les différents services. A chacun ensuite de garder à l'esprit, non seulement l’intérêts de la maison, mais aussi la politique et la déontologie de son propre service. Et puis, finalement, on fait tous partie de la même maison!

Acheteurs dédiés, juristes dédiés, clients internes suivis: voilà la combinaison imparable, qui, bien huilée, avec une répartition claire des tâches et des rôles, permet d'obtenir le meilleur des fournisseurs et des prestataires.

X.L.:

Revenons à la collaboration entre acheteurs et juristes. Avez-vous parfois ressenti cette crainte du juriste que l'acheteur en sache trop et fasse ses contrats tout seul?

Nha Quyen :

Jamais. C'est son avantage, que l'acheteur connaisse l'existence des dangers, l'existence des clauses de l'arsenal, et qu'il comprenne son vocabulaire un peu spécial. Surchargé, le juriste est ravi si nous pouvons dégrossir et, sans l'appeler pour un rien ou pour la reproduction de contrats au fonctionnement déjà bien rodé, sentir quand il faut l'alerter. A tel point que, s'il maîtrise les techniques pédagogiques et dispose de bons supports, un juriste d'entreprise connaissant bien la fonction achats peut être un excellent vecteur de la formation permanente spécifique des acheteurs. Une telle formation s'avère alors doublement profitable, les deux parties connaissant les problématiques et les préoccupations de l'autre: le juriste peut centrer sa formation, tandis que l'acheteur connaît les bonnes questions à poser. L'esprit de cette formation juridique de l'acheteur n'est pas de l'inciter à se passer des juristes, mais de lui donner le moyen d'apprécier plus finement les outils contractuels que maîtrisent ces derniers.

X.L.:

Les directions juridiques n'en ont pas toujours les moyens.

Mais vous comprenez pourquoi je désire toujours rencontrer le juriste-maison, avant les interventions de formation que les directeurs d'achats me demandent de mettre en place pour leurs collaborateurs. L'idéal étant que ce juriste coopte le programme, et fasse l'ouverture de la session pour montrer qu'il la parraine. Ceci dit, la formation reste un métier: pour transmettre des connaissances, il ne suffit pas d'avoir soi-même la connaissance.

(1) Article paru initialement dans le Vol 22 n°1-2002 de la Revue Internationale de l'Achat qui nous en autorise la reproduction.

Article reproduit dans le NEWSLETTER ABCAL n°03 de 2003

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