Colloque international:
Stratégie des achats en milieux hospitaliers
Musée de la Médecine – Bruxelles – 25 avril 2007

Comme vous avez peut-être eu l’occasion de le lire dans l’article de Michèle MIGRO paru dans Hospital Management – et si vous n’avez pas eu cette chance, vous pouvez le télécharger à partir de la page Activités 2007 du site Abcal -, l’AGIS et l’ABCAL se sont associées pour nous concocter une journée dédiée aux achats dans les hôpitaux en tous genres.

L’aspect international – Québec / Ile-de-France – a été abordé dans l’article précité. Je vous invite à vous y référer.

Mais que se passe-t-il dans ce domaine en Belgique ?

Après un bref historique de l’ «hôpital», passé des Hôtels-Dieux, léproseries et hospices divers gérés par des religieux(ses) sans connaissances médicales approfondies (voire sans connaissances médicales du tout) à la médicalisation aseptisée que nous connaissons heureusement, en passant, quand même – ouf pour nous et nos aïeux –, par la «découverte» et l’application de l’anesthésie et l’antisepsie par des médecins dont l’utilité était enfin reconnue, le Professeur Docteur (waw le titre !) Alain DE WEVER (photo à gauche) a parcouru l’évolution du statut et du financement des hôpitaux et s’est quelque peu attardé sur la législation afférente aux hôpitaux. Mais foin du passé, même s’il nous apporte des expériences riches d’enseignements. Voyons ce que l’avenir nous réserve….  Une solution pour un meilleur financement passerait par l’instauration d’un coût – et donc d’un prix de revient – par pathologie. Dois-je souligner la nécessaire revalorisation de – TOUT ! (appel du pied à nos désormais super futurs ministres) – le secteur non-marchand ?

Comment imaginer en outre le futur des hôpitaux et leurs nouvelles missions ?
Enumérons-en quelques-unes : ouverture croissante vers les patients ambulants ; réorientation des urgences ; création de réseaux de soins et de programmes de soins par aires thérapeutiques, tout ceci sous-tendu par … les droits de plus en plus reconnus des patients, ce qui amène inexorablement à l’augmentation des plaintes et procès. CQFD !

Ne restons pas sur cette note un peu amère et découvrons le côté positif des regroupements d’achats avec Marc LORENT (photo à droite), pharmacien à l’hôpital Erasme.

Bon, d’accord, tout n’est pas rose … et nombreux sont les écueils à éviter … Il faut veiller à éviter le «flou artistique» dans l’organisation, à définir les rôles et obligations de chacun ainsi que les rapports d’autorité, à tout mettre sur la table lors des négociations – tant le prix que le sponsoring à la recherche par exemple-, et ceci, avec un mot d’ordre : Glasnost ! –et, last but not least, à convaincre les Médecins (la majuscule n’est pas fortuite) hospitaliers à collaborer avec le groupement d’achat ! Pfft, il y a du boulot !


Pourquoi alors avoir voulu regrouper les achats ?
C’est évident : pour obtenir de meilleurs prix en standardisant, pour développer de vraies stratégies d’achat et mieux cerner la notion de coût d’un dispositif (médical, s’entend). N’oublions pas qu’un des objectifs était aussi de réduire le nombre de fournisseurs et, soyons altruistes !, de faire profiter le réseau des compétences internes .

La mise en place des structures n’a pu se faire que progressivement car les procédures internes étaient différentes, par exemple du point de vue des conditions de paiement, les échéances des marchés différaient également et puis … il fallait recueillir toutes les informations idoines !

Depuis plus ou moins un an, deux catégories de dispositifs ont fait l’objet de ce regroupement des achats. Avec succès, grâce à des partenariats et à la collaboration active de tous les acteurs.
En conclusion, conjuguer le verbe « communiquer » au présent et au futur est un must !

Les Luxembourgeois ne sont pas en reste et viennent à la rescousse des hôpitaux via une réflexion menée par Magalie BRIQUET, responsable Unité Stratégie et Management, et Jérôme COLIN, ingénieur de recherche, sur la possibilité d’une modélisation en logistique hospitalière.
Oui, c’est possible ! Et c’est ce qu’ils nous ont brillamment démontré via la modélisation GRAI (encore une « belle » abréviation absconse) d’un service de chirurgie où le résultat a mené à la – logique – coordination centrale des flux autour du patient alors qu’auparavant, les décisions étaient prises dans tous les sens….
Mais, attention, un modèle est et restera statique : c’est une photo à un instant donné. La modélisation est très souvent lourde à mettre en place. Les impératifs d’une modélisation réussie sont pléthoriques : ne pas vouloir modéliser à tout prix ou sans avoir défini l’objectif, ne pas choisir une méthode trop complexe, surtout sans formation préalable, et … savoir s’arrêter à temps !

Comment réussir alors ?
Bien sûr, l’objectif devra être défini en lien avec le « plus » de santé qui sera de ce fait généré et pas dans une optique unique de limitation des coûts. Choisir une méthode simple et appropriable et définir les limites de la modélisation. Et, en finale, effectuer les simulations nécessaires pour valider le modèle et … faire accepter à tous les décisions prises en définitive.

Après le lunch et le speech dynamique du Canadien Serge BOURGOUIN (voir l’article précité et photo à droite), Bruno De Mulder (à gauche) de la société EBP, spécialisée dans l’assistance en adjudications publiques, a eu la lourde tâche d’évoquer l’évolution de la réglementation belge applicable aux hôpitaux privés et publics. Digérez bien !

Venons-en directement (parce que je m’y perds un peu, j’avoue) à la nouvelle loi sur les marchés publics, publiée en février 2007 au Moniteur mais toujours pas en vigueur (That’s Belgium !). Mais, franchement, si vous voulez en savoir plus, consultez les experts en cette matière, experts dont je ne fais pas partie, ou surfez sur www.ebp.be (Et un coup de pub gratuit, un … ! L’ABCAL ne recule devant aucun sacrifice … Hum, hum).


Ioan STEFOS (photo ci-après), Directeur général d’IRIS-Achats,  nous a ensuite fait part de son expérience qui a débuté en décembre 2001 et du bilan qu’il peut en tirer à l’heure actuelle.
Soulignons que le réseau IRIS regroupe aujourd’hui 5 hôpitaux publics sur 11 sites à Bruxelles. Ce n’est donc pas une mince affaire de coordonner le tout !

Après la décision éminemment politique, au sens noble du terme, du Conseil d’Administration (avec les majuscules, ça le fait, comme diraient mes étudiants) de créer l’association Iris-Achats, première étape nécessaire mais pas suffisante mais qui fixait le cadre d’action d’Iris-Achats – elle décide si elle organise un marché conjoint ou si elle autorise l’achat local, ceci dans le respect d’objectifs tant qualitatifs que financiers : fournir aux hôpitaux Iris  les meilleurs produits et services disponibles et les acheter aux meilleurs prix au travers de marchés conjoints – (objectifs ô combien nécessaires à fixer si l’on sait qu’en 2002, par exemple, foisonnaient nombre de décideurs et utilisateurs, que les logiciels de commande différaient dans les services achats et les pharmacies, que souvent les mêmes produits étaient achetés chez les mêmes fournisseurs mais à des prix différents d’un hôpital à l’autre…)-,la deuxième étape sur le chemin de Damas fut d’associer les acteurs. Furent donc mis en place une structure centrale de coordination restreinte, des comités permanents de première ligne Achats/Pharmacie et des comités multidisciplinaires d’appui, composés d’experts. Pour que tout ce petit monde collabore de manière optimale, de nouvelles procédures d’achat furent adoptées dans un 3e temps.

En définitive, pour que « ça roule », il faut que l’adhésion à la logique réseau soit totale. Comment y arriver ? En marquant un grand coup ! Et le confirmer par d’autres réussites sur d’autres marchés. Par exemple, le coup d’éclat pour surprendre et convaincre le personnel des hôpitaux : dans le cadre d’achats de biberons et tétines (ouf, ça, on sait tous ce que c’est), ce sont 505 000 unités qui étaient achetées chaque année pour un montant global de 157 000 € à un fournisseur commun à tout Iris. Mais Hude, l’hôpital des enfants qui passait 61 % des commandes, payait jusqu’à 15 % de plus … Résultats du regroupement : une première économie (chuuut !) grâce à l’alignement préalable des prix sur le plus bas et une économie supplémentaire de 17 292 € suite à la diminution générale des prix obtenue par négociation.

Le bilan de l’opération  s’avère positif même si subsistent des points critiques comme la non uniformité des bases de données, les sempiternelles résistances et lourdeurs administratives, sans compter la complexité des marchés publics !

Et des défis nouveaux sont au rendez-vous comme l’implémentation d’un logiciel de gestion et d’achats commun aux quatre pharmacies ou le développement d’un intranet Iris-Achats.

En finale, le Professeur (à retenir : ne pas oublier la majuscule) Dany ROSSI (photo ci-dessus) a montré ? via l’exemple de la réingéniérie de l’approvisionnement du disposable d’un bloc opératoire du Centre Hospitalier Hornu-Frameries, comment mettre les méthodes de la logistique industrielle au service de la Santé.

Pourquoi s’intéresser à la logistique au bloc opératoire ?
Tout bonnement parce qu’elle conditionne la réussite de l’acte chirurgical (on est contents de savoir que l’on s’en préoccupe !). On peut comprendre aisément que la règle couramment suivie en ce cas est : « Faut pas manquer ! » mais quel capital immobilisé ! quelles pertes de produits pour cause de désuétude ou de détérioration ! et ne parlons pas des coûts de stockage !

L’expérimentation a eu pour cadre le service d’orthopédie du site de Hornu de septembre à décembre 2003, sachant également que 4 chirurgiens y représentent 89 % de l’activité. Après la traditionnelle et nécessaire analyse de l’existant (processus lié à l’approvisionnement du bloc, en ce compris la préparation et le déballage) et l’analyse du processus lié aux stocks, la mise en exploitation a pu commencer sur base d’une approche MRP et «stockless ».

Premier stade : définition des nomenclatures et des kits standardisés, deuxième stade : réingéniérie du processus lié à la commande et à la livraison : commande par courriel et livraison le lendemain entre 8 et 9 heures directement au bloc opératoire. Enfin, les kits furent mis en exploitation.

Quel bilan retirer de ces tests : gain de temps, gains sur les stocks, gain sur la traçabilité : que du bon ! …. Condition sine qua non : que les chirurgiens se disciplinent !

Bref, communication et collaboration sont les deux mamelles du succès des opérations de regroupement des achats !

Joëlle DANEELS
Vice-Présidente ABCAL
Professeur EPHEC